Распишите план действий (пошагово) для генерального директора, который не является юристом и экономистом

Содержание
  1. 7 главных обязанностей финансового директора
  2. 1. Выстроить архитектуру управленческого учета
  3. 2. Предоставлять отчеты в срок
  4. 3. Анализировать отчетность
  5. 4. Фокусирует руководителя
  6. 5. Просчитывает результат идей
  7. 6. Составляет бюджеты и контролирует их выполнение
  8. 7. Делает финансы простыми
  9. Кратко — семь ключевых обязанностей финансового директора
  10. Генеральный директор ООО: процедура назначения и оформление
  11. Процесс назначения физического лица на должность генерального директора
  12. Сколько необходимо для того, чтобы назначить физическое лицо на должность генерального директора ООО?
  13. Вопрос: Каково максимальное время, в течение которого выбранный генеральный директор будет осуществлять управление?
  14. Вопрос: Какой документ предусматривает оформление процедуры назначения директора Общества с ограниченной ответственностью?
  15. Приблизительная форма приказа о назначении физического лица на должность генерального директора ООО
  16. Вопрос: Каким образом происходит процедура оформления назначения генерального директора, если участник общества является единственным сотрудником и выдвигает самого себя на данную должность?
  17. Вопрос: Имеет ли право физическое лицо в лице директора выступать представителем иных исполнительных органов управления общества?
  18. Как оформить на работу генерального директора
  19. Полномочия гендиректора ООО, суть должности
  20. Процедура оформления пошагово, требования к кандидатам
  21. Требования к кандидату
  22. Порядок оформления
  23. Выбор и утверждение кандидата
  24. Пакет документов
  25. Заключение трудового соглашения
  26. Приказ о приеме
  27. Запись в трудовой книжке
  28. Извещение налоговой
  29. Составление акта передачи дел
  30. Некоторые нюансы процедуры
  31. Назначение испытательного срока
  32. Как оформить директора по совместительству
  33. Руководитель на полставки
  34. Организация работы директора с документами
  35. Сбор и подача документов на рассмотрение
  36. Рассмотрение документов
  37. Передача документов исполнителям
  38. Взаимодействие с канцелярией
  39. Если руководителей несколько…

7 главных обязанностей финансового директора

Распишите план действий (пошагово) для генерального директора, который не является юристом и экономистом

Финансовый директор берет на себя управление финансами бизнеса. Вот и разбирайтесь сами, что это значит. На этом всё.

Шутка! В этой статье мы подробно расскажем о семи главных обязанностях финансового директора в малом бизнесе и как эти обязанности сказываются на работе руководителя.

1. Выстроить архитектуру управленческого учета

Финансовый директор делает из управленческого учета отлаженный механизм, чтобы отчеты собирались вовремя, цифры были точными, а трактовки одинаковыми. Масштабировать и автоматизировать учет, менять ответственных становится легко и просто.

Обязанности финансового директора будем показывать на примерах. Встречайте наших сегодняшних героев: руководителя компании по строительству бань Дмитрия и его финдиректора Сергея.

Когда Сергей пришел в компанию, он выстроил бизнес-процессы по сбору управленческой отчетности.

​Разработал шаблоны отчетов, которые соответствуют структуре бизнеса и отражают все необходимые показатели.Привел все шаблоны к единому оформлению.Создал справочник статей доходов и расходов компании. Не возникает вопросов, куда записать ту или иную операцию.

Прописал регламенты сбора управленческой отчетности: какие отчеты собираем, каким образом это происходит, какие цифры нужны, у кого их брать, кто ответственный за сбор, в какие сроки нужно заполнить таблицы.

Он мог бы всего этого не делать и решать проблемы по мере поступления. Но со временем это стало бы похоже на тушение пожаров: вместо того, чтобы концентрироваться на аналитике показателей, он постоянно отвлекался бы на организацию процессов.

А так — все моменты прописаны. И когда из строительной компании уволился финансовый менеджер, который занимался сбором и внесением цифр в отчеты, новый сотрудник влился в свою должность уже через месяц. Он прочитал регламенты и понял, что ему делать.

2. Предоставлять отчеты в срок

5 числа каждого месяца руководитель должен получать финансовую отчетность. Это нужно, чтобы составить план на предстоящий месяц: на основе актуальных цифр, а не интуиции.

Важно не опаздывать с отчетностью. Много ли толку от февральского отчета, если его подготовят 15 марта?

С 1 по 4 число в финансовом отделе компании идет бурная работа. Финансовый менеджер под руководством финдиректора собирает данные по каждому отдела и вносит их в таблицы. Циферка за циферкой появляется информация о выручке, расходах, количестве денег на счетах, дебиторке, кредиторке и чистой прибыли.

Утром 5 числа вся эта информация попадает руководителю Дмитрию. Наконец-то он может запланировать работу компании на месяц вперед.

3. Анализировать отчетность

Отчеты и цифры в них сами по себе не нужны. Они нужны, чтобы делать выводы о работе компании. Отражать действительность на языке цифр, если угодно.

Ключевая обязанность финансового директора — анализировать эти цифры и делать выводы, которые способствуют развитию компании.

Дмитрий планировал получить 7 млн рублей выручки, а по факту получилось лишь 5 млн рублей. Сергей изучил воронку продаж и увидел: это произошло, потому что средний чек был меньше ожидаемого. Окей, тут все понятно, идем дальше.

На офисные расходы хотели потратить 100 000 рублей, а потратили 200 000. Сергей проверил детализацию расходов и увидел, что офис-менеджер слишком много тратит на благоустройство офиса — цветы, украшения и прочие радости жизни. Разберемся.

И так финдиректор идет по каждой строчке: находит несоответствия плану и делает выводы, почему это произошло. Причем, речь не только о негативных тенденциях! Если план превышен, финдир точно так же делает выводы, почему это произошло и как можно развить успех.

После анализа у финдиректора появляется список задач: что сделать, чтобы приблизиться к выполнению плана.

4. Фокусирует руководителя

Когда финдиректор проанализировал отчетность, он идет со своими выводами к руководителю. Вместе они решают, какие задачи взять в работу и как их реализовать.

Сергей: «Планировали, что средний чек будет 300 000 рублей, а получилось чуть меньше 250 000. Из-за этого не сделали план по выручке»

Дмитрий: «Ну потому что продаем бани в базовой комплектации, а допуслуги не предлагаем»

Сергей: «Надо как-то поработать с отделом продаж. Что с этим можно сделать? Если оставить, как есть, то годовой план даже близко не выполним»

Дмитрий посовещался с руководителем отдела продаж. Вместе они приняли решение добавить в скрипт менеджеров предложение дополнительных услуг. В следующем месяце перевыполнили план на 5%.

5. Просчитывает результат идей

Предприниматели — деятельные люди, им в голову постоянно приходят идеи. Часть из них — чистое золото, часть — несостоятельные. По нашему опыту, несостоятельных больше. Финансовый директор просчитает результат идеи и сделает вывод: имеет ли смысл брать ее в работу.

Давайте отойдем от наших замечательных героев, Дмитрия и Сергея. В видео я рассказал историю, как помог транспортной компании сэкономить миллион, отказавшись от классной на первый взгляд идеи.

Та же самая история текстом и коротко

Собственница транспортной компании решила запустить новое направление: перевозку сборных грузов. Она уже составила техническое задание по созданию сайта и вела переговоры по аренде складов.

Мы начали строить воронку продаж и увидели:

​на рекламу нужно тратить 300 000 рублей в месяц, а собственница могла выделить только 100 000ежемесячно на проект пришлось бы тратить 700-800 тысяч, а в планах было потратить миллион и всё

чтобы проект оказался успешным, нужно было сразу стартовать с выручки в 2 млн рублей в месяц

От проекта в итоге отказались. Если бы не составили финмодель, то, скорее всего, просто потеряли бы миллион.

6. Составляет бюджеты и контролирует их выполнение

Финансовый директор планирует выручку и расходы компании, тем самым детализируя ее путь к цели по чистой прибыли. Это нужно, чтобы цели не появлялись с бухты-барахты, а были обоснованными. Далее финдиректор следит за тем, чтобы бюджет выполнялся. Это касается как годовых бюджетов по компании в целом, так и краткосрочных бюджетов по отдельным проектам.

Бюджет Финразбора, где мы составляем финмодели и учим управлению на основе цифр

7. Делает финансы простыми

Руководитель не должен думать, как ему оформлять отчет, вовремя собирать показатели по отделам и считать период оборачиваемости дебиторки.

И финансовый директор нужен как раз для того, чтобы финансы были для руководителя понятным инструментом для принятия грамотных управленческий решений.

С хорошим финдиректором руководитель радуется всем этим финансовым штучкам, а не воспринимает их как тяжелое бремя.

Кратко — семь ключевых обязанностей финансового директора

1. Выстроить архитектуру управленческого учета: адаптировать шаблоны отчета, составить регламенты. Результат: отчетность собирается быстро и однообразно.

2. Предоставлять комплект отчетов в срок. Результат: в начале каждого месяца у руководителя есть актуальные цифры.

3. Анализировать отчетность. Результат: выявлены зависимости между показателями и работой компании.

4. Фокусировать руководителя. Результат: руководитель понимает, что ему нужно сделать и как это скажется на финансовом результате.

5. Просчитывать результат идей. Результат: в работу идут только перспективные идеи.

6. Составлять и контролировать бюджеты. Результат: цели реалистичные, доходы и расходы под контролем.

7. Делать финансы простыми. Результат: руководитель пользуется инструментом в виде упручета и кайфует.

Финансовый директор для малого бизнеса

Постоянное сопровождение. Наведем порядок в финансах, соберем отчетность, проанализируем цифры и дадим информацию для принятия прибыльных управленческих решений.

Это бесплатно

Источник: https://gazeta.noboring-finance.ru/obyazanosti-findira

Генеральный директор ООО: процедура назначения и оформление

Распишите план действий (пошагово) для генерального директора, который не является юристом и экономистом

Одной из главных фигур в Обществе с ограниченной ответственностью является генеральный директор. Зона его ответственности очень обширна, поэтому его деятельность способна не только увеличить прибыль предприятия, но и полностью его разорить.

Для проведения процедуры назначения юрист организации должен собрать необходимую документацию на основе требования совета директоров.

Кроме того, юрист проводит консультацию для учредителей и помогает разобраться с распределением прав и обязанностей для каждого органа системы управления.

Также, специалист устанавливает размер полномочий, которые передаются назначаемому генеральному директору.

Процесс назначения физического лица на должность генерального директора

Согласно ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», генеральный директор выступает в роли главного органа управления предприятия.

Важно! В 2014 году были внесены поправки в статью 65.3 Гражданского кодекса Российской Федерации – теперь организация может иметь несколько директоров.

Согласно данным изменениям, компетенции руководящего органа, осуществляющего исполнительную функцию, могут быть поделены между несколькими лицами. Организация вправе определить принцип их действия – будут они работать в совокупности или по отдельности.

Информация о наличии определенного числа директоров должна быть внесена в ЕГРЮЛ.

Полномочия представителей исполнительного органа указываются во внутренней документации предприятия (Устав).

Сколько необходимо для того, чтобы назначить физическое лицо на должность генерального директора ООО?

Если избирательные полномочия находятся вне ведения совета директоров, руководителя организации выбирает общее собрание  участников. Чтобы директор был выбран, ему необходимо получить большинство от всего предприятия.

На основе Устава компании процесс выбора директора может иметь более сложную форму. Так, возможно проведение испытаний на конкурсной основе.

Крайне важно предварительно установить правила проведения конкурсного испытания. Такие детали могут быть прописаны в Положении о конкурсе.

Стоит отметить, что если имеются дополнительные требования к кандидату, то они должны соответствовать Трудовому кодексу РФ (ст. 64).

Генеральный директор избирается на определенный срок, который прописан во внутренней документации предприятия.

Вопрос: Каково максимальное время, в течение которого выбранный генеральный директор будет осуществлять управление?

Директор ООО может быть выбран на неопределенное время, при условии, что в Уставе предприятия не прописан точный срок.

Если в Уставе указан срок, он не может превышать 5 лет.

На основании Трудового кодекса РФ, директор может быть избран по срочному и бессрочному договору. Срочный договор, в данном случае ограничивается 5 годами. По итогу окончания срока договора, лицо может быть переизбрано на следующий срок органом управления.

В случае, при котором в Уставе прописан срок, превышающий 5 лет, договор трудового характера будет считаться оформленным на неопределенное время, поскольку такое положение не соответствует п.2 ч.1 статьи 58 ТК РФ. Также стоит помнить, что судебный орган может иначе растолковать положение ТК РФ.

При условии, что инспекция по труду посчитает использование норм трудового законодательства неправомерным, ООО может быть привлечено к административной ответственности. В данном случае предусмотрено наказание в виде штрафа размером до 50 тысяч рублей. Оспорить решение трудовой инспекции можно с помощью судебного органа общей юрисдикции.

Гражданин, выступающий в роли генерального директора Общества с ограниченной ответственностью, может являться любым физическим лицом (независимо от того, выступает он участником ООО или нет). В ходе проверки физического лица на его соответствие указанным требованиям, важно изучить, не имеет ли оно ограничений в дееспособности и обладает ли оно правом быть избранным на данную должность.

По итогу выбора руководителя Общества с ограниченной ответственностью, важно внести информацию о нем в ЕГРЮЛ. Данное правило обусловлено Федеральным Законом “О государственной регистрации”.

Важно! Внесение сведений в ЕГРЮЛ должно проводиться в сроки, установленные законодательством.

Подача документации на прохождение процедуры регистрационного характера обязана проводиться в течение 3 рабочих дней с момента начала избирательного процесса.

Согласно 1.25 КоАП РФ, в случае нарушения данного срока, на лицо, занимающее должность руководителя, может быть наложен штраф в размере 5 000 рублей.

Генеральный директор вправе осуществлять деятельность от лица ООО с того момента, как встал на должность (данная процедура содержится в постановлении собрания участников). Деятельность директора может быть начата еще до того, как его данные будут прописаны в ЕГРЮЛ.

При этом стоит отметить, что до учета информации в ЕГРЮЛ, не каждая организация, сотрудничающая с рассматриваемым ООО, будет готова работать с документацией, на которой стоит подпись этого гендиректора.

В основном, это касается банковских предприятий, поскольку существует вероятность, что руководитель не пройдет регистрационную процедуру в государственном реестре, будет избран новый кандидат, а контрагент будет вынужден предоставить подтверждение того, что «несостоявшийся руководитель» на тот момент имел право выступать в лице ООО.

Помимо этого следует помнить, если у организации имеется конфликт корпоративного характера, то права единоличного управляющего от имени предприятия принадлежат лицу, которое прошло регистрацию в качестве генерального директора в ЕГРЮЛ.

Глава собрания участников обладает правом подписания трудового договора с лицом, выдвигающим свою кандидатуру на должность гендиректора. Тем же правом может обладать любой сотрудник общества, который был избран на роль уполномоченного  представителя.

Если разбор данной ситуации относится к компетенции совета директоров, то договор о принятии на работу заключает глава данного совета или сотрудник, наделенный этим правом по постановлению совета директоров.

Вопрос: Какой документ предусматривает оформление процедуры назначения директора Общества с ограниченной ответственностью?

Ныне действующим законодательством данный вопрос не регулируется. Однако, во избежание возможных споров в дальнейшем, рекомендуется составить одновременно два определенных документа:

  • Приказ о трудоустройстве;
  • Приказ о назначении на должность.

Приказ о назначении на должность издается самим исполнительным органом управления от собственного лица. Постановление членов организации, согласно которому произошло назначение лица на должность главного руководителя, выступает основанием для составления этого документа. Поскольку вид приказа не установлен законодательством, он может быть составлен в свободном формате.

Приблизительная форма приказа о назначении физического лица на должность генерального директора ООО

«О назначении на должность директора ООО»

Согласно протоколу от 15 марта 2010 года №10 вступаю на должность генерального директора по решению участников собрания и возлагаю на себя обязанности исполнительного органа управления ООО «Мармелад».

Данный документ демонстрирует соответствие избирательного процесса в отношении физического лица на заявленную позицию: генеральный директор вступает в должность по решению участников общества, которое имеет соответствующее подтверждение в виде оформленного официального протокола. Решение об избрании наряду с приказом необходимо передать в банковскую организацию, в которой имеется открытый расчетный счет предприятия. Также этот документ может потребоваться другим лицам, которым необходимо заверить полномочия руководителя в лице генерального директора.

Приказ о трудоустройстве необходимо сформировать в целях учета формальных требований законодательства, имеющихся в сфере бухгалтерии. Данный документ, в отличие от рассмотренного приказа выше, не олицетворяет избирательный процесс, а устанавливает рабочий график, режим труда, должностные обязанности руководителя, а также размер его окладной части. 

Вопрос: Каким образом происходит процедура оформления назначения генерального директора, если участник общества является единственным сотрудником и выдвигает самого себя на данную должность?

Процедура оформления в данном случае предусматривает формирование двух определенных документов:

  • Приказ о назначении на должность/приказ о трудоустройстве;
  • Постановление члена организации, являющегося единственным сотрудником.

Помимо этого, не позднее трех дней с момента принятия соответствующего решения необходимо направить документацию в налоговый орган с целью определения информации в ЕГРЮЛ.

Степень необходимости оформления трудового договора до сих пор не определена законодательством.

Существует мнение, что согласно Минздравсоцразвития РФ оформлять договор необязательно, так как лицо, выступающее в роли директора, не может заключить договор с самим собой. Это мнение разделяет и Роструд.

В противовес этой позиции выступает ФСС РФ. Утверждается, что генеральный директор вправе рассчитывать на пособия исключительно при условии официального оформления на основании трудового договора.

В соответствии с противоречивыми пояснениями исполнительных ведомств, заключение трудового договора в качестве формальности будет нелишним.

В данном договоре помимо остальных требований, необходимо указать условия об оплате труда, так как ТК Российской Федерации не дает возможность оформлять его в безвозмездной форме. Пренебрежение этим правилом влечет за собой наступление административной ответственности.

Важно! В Уставе может быть прописано, что избрание физического лица на должность исполнительного органа организации и установление срока его деятельности может совет директоров.

В представленной ситуации договор подписывается главой совета директоров или членом организации, уполномоченным на решение этого вопроса.

Вопрос: Имеет ли право физическое лицо в лице директора выступать представителем иных исполнительных органов управления общества?

Ответ: Да.

Генеральный директор вправе являться:

  • Участником ООО;
  • Участником совета директоров.

Генеральный директор не вправе выступать в роли:

  • Аудитора ООО;
  • Ревизора ООО;
  • Главы совета директоров.

Источник: https://7docs.ru/Articles/80/general-nyj-direktor-ooo-procedura-naznacheniya-i-oformlenie

Как оформить на работу генерального директора

Распишите план действий (пошагово) для генерального директора, который не является юристом и экономистом

Оформить директора ООО на работу можно при условии соблюдения норм трудового законодательства.

Хотя процедура несколько и отличается от той, которая используется в случае трудоустройства других наемных работников, базовые принципы и требования остаются неизменными.

Так, директор ООО, независимо от того, является ли он одним из учредителей общества или же лицом со стороны, имеет право на оплату труда и отпуск.

Обратите внимание! Наем работников без назначения зарплаты нормами трудового законодательства не предусмотрен, поэтому генеральному директору также начисляется заработная плата даже в том случае, если он учредитель компании.

В статье представлена информация о том, как правильно оформить прием на работу директора ООО, какие документы необходимо подготовить, а также как составить трудовое соглашение.

Помимо этого, вы сможете ознакомить с этапами процедуры и особенностями каждого из них.

Материал содержит сведения о том, как оформить гендиректора на полставки, а также по совместительству.

Полномочия гендиректора ООО, суть должности

ООО – организационно-правовая форма, наиболее приемлемая для представителей малого и среднего бизнеса. Основателями общества являются лица, инвестировавшие часть средств в уставный капитал организации. Каждый из участников данного субъекта хозяйствования имеет право на получение дивидендов, размер которых зависит от рентабельности предприятия и размера доли.

Главенствующую роль в деятельности общества занимает генеральный директор. Это единственный представитель компании, который имеет право действовать от лица предприятия без специальной доверенности.

Должность генерального директора обязывает лицо, занимающее ее, действовать профессионально и быть предельно ответственным. В отношении кандидатов выдвигаются довольно высокие требования, обоснованные широким кругом полномочий, предоставляемых руководителю.

К функциональным обязанностям гендиректора относят:

  • осуществление всеобщего контроля над деятельностью компании;
  • координацию деятельности подразделений общества, обеспечение эффективного функционирования всего штата сотрудников в целом;
  • составление планов работы предприятия, разработку стратегий, направленных на развитие компании, совершенствование ее деятельности;
  • осуществление контроля над достижением целей предприятия, выполнением поставленных задач;
  • проверку документооборота, реализацию организационных мероприятий;
  • планирование бюджета общества;
  • проведение аналитических и оценочных мероприятий для определения истинного положения дел.

Обратите внимание! Согласно законодательству основать ООО можно при наличии даже одного учредителя. В таком случае он же занимает и должность директора.

С одной стороны, такое положение упрощает работу руководителя, поскольку ему не нужно отчитываться перед основателем общества, а с другой – требует от него более ответственного подхода к ведению бизнеса, ведь речь идет о распоряжении собственными средствами.

Основной функцией генерального директора является осуществление контроля над всеми сферами деятельности предприятия, поэтому ему необходимо распределить обязанности по выполнению второстепенных задач между другими представителями руководящего состава. А таких в компании немало, к примеру, финансовый директор, менеджер, коммерческий директор.

Процедура оформления пошагово, требования к кандидатам

Чтобы избежать наложения штрафа со стороны контролирующих органов и обезопасить себя от вероятности приема на работу неквалифицированного руководителя, необходимо следовать правилам оформления, прописанным в ТК РФ.

Требования к кандидату

Так, кандидат на должность директора ООО должен соответствовать ряду требований:

  1. наличие у кандидата оконченного высшего образования. Большинство компаний отдают предпочтение экономистам и юристам. Если деятельность общества связана с оказанием специализированных услуг, скажем, медицинских либо технических, соответственно, ему потребуются представители данных отраслей;
  2. наличие опыта работы. Данное требование не подкреплено законодательными нормами, однако право на существование имеет, ведь без наличия практических навыков, так сказать, на голом энтузиазме, эффективно управлять хозяйственным обществом вряд ли получится. Чтобы получить заветную должность, необходимо иметь как минимум 3 года стажа на руководящем посте;
  3. отсутствие судимости. Особенно это касается лиц, осужденных за совершение экономических преступлений и имеющих ограничения относительно рода занятий;
  4. соответствие возрастному цензу. Предпочтение отдается кандидатам в возрасте от 30 до 50 лет.  

Представленный перечень не является неизменным, в случае необходимости подлежит корректировке. Главное, чтобы выдвигаемые требования не противоречили действующему законодательству и никоим образом не ограничивали право граждан на труд.

Обратите внимание! Установление ограничений по половому, расовому или возрастному цензу законом не предусмотрено. Более того, работодателю, отказавшему в приеме на работу по причине несоответствия какому-либо из перечисленных признаков, грозит привлечение к юридической ответственности.

Порядок оформления

Прием на работу директора ООО проходит в несколько этапов:

  1. проверка кандидата относительно того, не установлено ли относительно него каких-либо ограничений, препятствующих занимать должность руководителя;
  2. изучение поданных документов;
  3. проведение учредительного заседания, по итогам которого принимается решение;
  4. ознакомление нового руководителя с регламентом работы и внутренними документами;
  5. подписание трудового договора;
  6. оформление приказа о приеме директора;
  7. внесение необходимых сведений в трудовую книжку;
  8. оформление личной карты руководителя;
  9. извещение налоговой службы об изменениях в кадровом составе ООО;
  10. составление акта передачи дел.

Далее представлено более детальное описание вышеперечисленных этапов.

Выбор и утверждение кандидата

Должность генерального директора относится к категории выборных, поэтому процедура приема на работу руководителя имеет свои особенности. Так, утверждение кандидата происходит во время заседания всех участников общества. Только при наличии решения контролирующего органа предприятия возможно назначение кандидата на руководящий пост.

Окончательное решение принимается на учредительном собрании после рассмотрения резюме всех претендентов и тщательного изучения их документов.

Дополнительная информация! Отступление от принципа выборности допускается в том случае, если на должность претендует лишь один кандидат. Факт его утверждения фиксируется в соответствующем протоколе.

Пакет документов

Процедура приема на работу директора ООО предусматривает этап подготовки и предоставления необходимых документов.

К числу обязательных относят:

  1. автобиографию кандидата;
  2. ксерокопии всех страниц паспорта;
  3. трудовую книжку;
  4. ксерокопию документов о полученном образовании;
  5. пенсионное свидетельство;
  6. военный билет.

Дополнительные документы (их предъявление требуется лишь в некоторых случаях):

  • документы, подтверждающие факт прохождения планового медицинского осмотра;
  • характеристика с предыдущего места работы;
  • свидетельство о присвоении налогового номера.

Обратите внимание! При принятии на работу директора ООО предоставляются лишь перечисленные документы, подача заявления не требуется.

Заключение трудового соглашения

Согласно трудовому законодательству при приеме лица на работу между ним и работодателем заключается трудовое соглашение. Данный документ содержит сведения о круге полномочий наемного работника, его правах и обязанностях, размере оклада и ответственности, которая может наступить в случае невыполнения предусмотренных соглашением, а также правилами внутреннего распорядка, обязательств.

Правило распространяется и на случаи назначения директора. Более того, оформление трудового договора требуется даже тогда, когда руководитель является единственным учредителем общества. Соблюдение порядка определенным образом обеспечивает защищенность директора как в трудовой, так и в социальной сфере.

Скачать образец трудового договора с генеральным директором ООО

Приказ о приеме

В день вступления директора в должность оформляется приказ о его приеме на работу.

К основным реквизитам документа относят:

  • данные о лице, вступившем в должность руководителя;
  • дату выдачи приказа;
  • основания назначения (номер и дата протокола);
  • подписи нанимателя и нанятого лица.

Полезно знать! Вместе с приказом директор должен подписать должностные инструкции и заключить договор о материальной ответственности.

Запись в трудовой книжке

Вступление директора в должность является основанием для внесения соответствующей записи в его трудовую книжку. Полномочиями для этого обладает сотрудник кадрового отдела. Процедура осуществляется в соответствии со стандартными правилами и нормами.

Запись должна содержать:

  • название ООО;
  • дату вступления в должность и ее полное наименование;
  • сведения о документе, послужившем основанием для приема на работу нового сотрудника.

Извещение налоговой

Уведомление налоговой службы осуществляется путем подачи заявления о внесении изменений в ЕГРЮЛ. Документ подписывается директором.

Обратите внимание! Известить налоговый орган необходимо не позднее 3 дней с момента принятия нового руководителя на работу. Вместе с заявлением следует подать копию паспорта нового сотрудника и протокол учредительного собрания.

На внесение изменений налоговикам отводится срок в 10 дней.

Составление акта передачи дел

Структура и содержание акта:

  1. вводная часть содержит данные о названии общества, председателе собрания, дате и месте составления документа;
  2. описательная часть вмещает список материалов, подлежащих передаче;
  3. заключительная – сведения о присутствующих лицах, их подписи и печать общества.

Документ составляется в двух экземплярах. Форма подачи информации произвольная.

Некоторые нюансы процедуры

Подобно иным официальным процедурам процесс трудоустройства директора имеет ряд особенностей и нюансов. Как правило, это связано с направлением в деятельности предприятия, а также другими аспектами, имеющими значение в том или ином случае.

Назначение испытательного срока

В некоторых случаях по согласованию сторон в трудовое соглашение вносится пункт об установлении испытательного срока.

Важно! Согласно ТК РФ продолжительность испытательного периода не может быть более 6 месяцев. Исключение составляют случаи, когда оформление гендиректора происходит по переводу. В отношении таких работников испытательный срок не устанавливается.

При исчислении срока испытания не учитываются такие периоды:

  1. период болезни;
  2. пребывание на воинском учете;
  3. реализация общественных мероприятий;
  4. отсутствие работника на рабочем месте по иным причинам.

Важно! В соответствии с нормами закона работа, выполненная кандидатом на должность во время испытательного срока, подлежит оплате на общих основаниях.

Как оформить директора по совместительству

Трудоустройство руководителя на работу по совместительству возможно в случае согласия на это нового работодателя. В том случае, когда директор выступает одновременно единственным учредителем общества, вопрос теряет свою актуальность.

Руководитель на полставки

В случае приема на работу директора на неполный рабочий день данная информация должна быть отображена в трудовом соглашении и приказе о назначении руководителя. Как правило, такие сведения вносятся в договор в виде рабочего графика.

При расчете заработной платы такого сотрудника учитываются показатели МРОТ. Обложению налогами, соответственно, подлежит начисленная сумма, а не оклад за полную ставку.

Источник: https://urlaw03.ru/ooo/article/kak-oformit-na-rabotu-generalnogo-direktora

Организация работы директора с документами

Распишите план действий (пошагово) для генерального директора, который не является юристом и экономистом

Обычно работу первого руководителя с документами выстраивает личный помощник. Именно от него (а чаще – от нее) зависит, когда на стол к директору попадут и будут рассмотрены входящие письма и когда исполнители получат исходящие и внутренние документы с подписью директора.

Правило, действующее всегда и везде: культура обращения с документами в организации зависит от того, как обращается с ними первый руководитель.

Если он считает, что по важным вопросам нужно звонить, а не писать, то помощник должен настроиться на преодоление серьезных препятствий при выстраивании системы делопроизводственной работы.

Основным препятствием будет сам директор, который искренне не понимает, почему он должен рассматривать и подписывать ежедневно целую гору бумаг. Обычно этим грешат руководители-«технари».

Метод «борьбы» здесь один – постепенно и методично доносить до шефа, что работа с документами имеет не меньшее значение, чем производственная деятельность. Рано или поздно директор «перевоспитается» или, по крайней мере, смирится с этой нудной обязанностью, в крайнем случае – передаст полномочия по рассмотрению и подписанию другим топ-менеджерам.

Сбор и подача документов на рассмотрение

Как минимум один раз в день директору на стол нужно класть папку «На подпись».

Сбор документов на рассмотрение и подпись директора должен происходить при минимальном участии помощника.

Лучше всего использовать обыкновенный лоток для бумаги, который будет находиться у секретаря общей приемной или канцелярии (если она есть).

Время от времени помощник лично забирает накопившееся в лотке или ему приносит документы кто-то из коллег. Главное, чтобы даже отсутствие помощника руководителя не влияло на передачу сотрудниками документов на подпись.

При небольшом объеме документов подавать их на рассмотрение можно один раз в день, во второй половине, за полтора-два часа до окончания рабочего дня. Все накопленное за день в лотке «на подпись» помощник предварительно внимательно просматривает и отделяет друг от друга:

  • входящие документы;
  • документы кадрового делопроизводства;
  • внутренние документы и проекты исходящих документов.

Обратите внимание!

В зависимости от деятельности компании этот список может быть дополнен специфической документацией: проектами, схемами и т.п.

Входящие документы должны быть просмотрены в день поступления. Среди них могут быть запросы проверяющих и контролирующих организацию государственных органов, содержащие довольно короткие сроки исполнения, тянуть с рассмотрением которых нельзя, или письма от физических лиц, порядок обращения с которыми регулируется специальным законодательством.

Документы кадрового делопроизводства – это отдельная, отличная от управленческой, система документации.

Копить такие документы нельзя, и подписывать лучше в день создания, тем более что ими часто оформляются денежные расчеты с работниками.

Жизнь есть жизнь, и если завтра руководитель уйдет на больничный, то оставшиеся неподписанными документы по личному составу могут создать для компании лишние проблемы.

Внутренние документы и проекты исходящих писем – самая «безопасная» категория из рассматриваемых нами, но это не означает, что они могут подождать. Не могут: именно они обеспечивают производственные и бизнес-процессы компании.

Учитывать ли переданные руководителю на рассмотрение и подпись документы? Если да, то как?

Лучше учитывать. К сожалению, у помощника не всегда есть на это время, но статистика неумолима: чем больше документов поступает в приемную, тем выше вероятность того, что рано или поздно один из них потеряется. По закону подлости это обязательно будет нечто очень важное и с трудом подлежащее восстановлению.

Учитывать документы, переданные директору на подпись, можно и вручную.

Не обязательно разрабатывать для этого специальную табличную форму, тем более выдумывать отдельную систему нумерации (последнее не только бессмысленно, но и вредно), – достаточно толстой тетради и шариковой ручки.

В тетрадь секретарь коротко запишет идентификационные данные документа (или проекта документа), а когда директор вернет стопку бумаг – отметит каждую из них галочкой и укажет, кому этот документ или проект передан.

Если документ поступил после того, как директор получил свою папку «На подпись», то он будет ждать следующего дня. Эту позицию помощнику придется отстаивать жестко, чтобы приучить коллег к дисциплине.

Исполнители должны знать: если документ должен попасть к директору сегодня, то принести в приемную его нужно до 16 часов, и ни минутой позже. Это не прихоть помощника, а распорядок рабочего дня первого лица организации.

Руководитель не может отвлекаться на каждый документ, в норме он уделяет им время один раз в день.

Рассмотрение документов

Помощник должен знать позицию директора по разным вопросам деятельности организации. Это один из маркеров его профессионализма, ведь грамотный помощник может предсказать мнение своего шефа относительно любого производственного вопроса. Фундамент этого знания – совместное рассмотрение документов, во время которого помощник:

  • получает информацию обо всех актуальных проблемах и задачах организации;
  • при необходимости в режиме реального времени получает от руководителя задания, что сделать по тому или иному вопросу;
  • может немедленно вызвать или соединить директора с кем-то из работников, что значительно ускоряет решение текущих задач;
  • имеет время для того, чтобы отметить рассмотренные директором документы в своей учетной тетради или блокноте и тем самым гарантировать то, что они не потеряются.

Передача документов исполнителям

Если есть возможность, то постановку задач, регистрацию и передачу документов исполнителям помощник должен делегировать делопроизводителям или другим секретарям. Иначе в распорядке рабочего дня помощника образуется значительный перекос в сторону ДОУ, а эта деятельность (как бы важна она ни была) –лишь одна из составляющих его расписания.

Рассмотренные руководителем документы можно разделить на две части:

1) те, по которым нужно поставить задачи исполнителям (возможно, взять на контроль);

2) те, что нужно просто передать их авторам для дальнейшей работы.

Вероятно, многие из документов второй группы предварительно нужно будет зарегистрировать.

Приоритет в обработке – за документами, которые будут поставлены на контроль и отправятся исполнителям в качестве заданий. Документами другой группы можно заниматься, когда удастся выкроить для них пару часов или по запросу исполнителя, явившегося за переданным директору документом.

Для документов, которые готовы и могут быть переданы исполнителям, рекомендуется завести специальные лотки или шкаф (полку) с секциями. Каждая секция будет соответствовать конкретному структурному подразделению, работники которого сами приходят и забирают свои документы.

Располагаются такие шкафы обычно в канцелярии или в специально выбранном и огороженном помещении компании, где ограничен доступ посторонних. В приемной первого лица организации им, конечно, не место.

Так ли срочно, как кажется?

Далеко не каждый документ, который исполнитель принес в приемную бегом и со словами: «Подпишите у директора, это очень срочно!», нужно немедленно нести на подпись.

Как показывает опыт, очень часто срочность обусловлена не тем, что без этой подписи встанет производство, а тем, что сегодня – последний день исполнения документа, и если автор не зарегистрирует его до конца дня, то получит «просрочку».

Помощник, во-первых, должен знать, какие документы и темы являются действительно важными и срочными, а во-вторых, внимательно просматривать каждый документ, который принесли директору на рассмотрение или на подпись.

Перечень срочных и проблемных вопросов всегда оговаривается с директором, а единый порядок подачи срочных документов на подпись устанавливается для всех исполнителей и закрепляется в инструкции по делопроизводству организации.

Взаимодействие с канцелярией

Если помощник руководителя не единственный воин на полях делопроизводства и в компании есть канцелярия или сотрудник, который отвечает за прием документов, очень важно определить с ним порядок взаимодействия в некоторых ситуациях, в частности:

  • при поступлении письма со сроком, который истекает сегодня или завтра;
  • при поступлении срочного документа тогда, когда директор уже получил свою папку «На подпись»;
  • при краткосрочном или долговременном отсутствии помощника.

Если руководителей несколько…

Распространенная практика на российских предприятиях: на несколько топ-менеджеров приходится всего один помощник, который должен поддерживать документационное обеспечение деятельности каждого из них[1]. Выше мы описали примерный сценарий поведения помощника генерального директора. Если же помощник один, а директоров несколько, то действовать приходится по-другому.

Предлагаем помощнику вспомнить старый, несколько хамоватый, зато действенный принцип: «Вас много, а я одна». Только грамотное распределение его сил способно обеспечить выполнение всех функций и нормальную работу приемной.

В этой ситуации помощнику рекомендуется подойти к каждому из подопечных директоров и оговорить с ним желаемую форму работы. У каждого из руководителей собственный стиль управления: один привык начинать каждое утро с оперативного совещания, за час до которого он рассматривает поступившие документы, чтобы можно было задать все вопросы подчиненным сразу же на планерке.

Второй живет в вечном цейтноте, и у него нет целого часа на рассмотрение документов, зато он может подписывать по несколько документов в течение дня… Все эти особенности и требования нужно собрать и учесть, после внести в единый график передачи документов на подпись.

График можно повесить на стене в приемной или в канцелярии – там, где стоят лотки или боксы для сбора документов директоров этой приемной (см. Пример).

Все остальные принципы работы с документами тандема «директор–помощник» остаются прежними, и количество директоров на одного секретаря уже не играет особой роли.

Помощник должен по минимуму участвовать в сборе документов на рассмотрение/подпись и распределении рассмотренных дел и по максимуму – в самом процессе.

К сожалению, при работе с несколькими руководителями помощнику не удастся присутствовать при рассмотрении документов каждым из них – не может же он раздвоиться. Но если есть возможность, то поучаствовать нужно, хотя бы по очереди – чтобы быть в курсе происходящего и помогать оперативно решать вопросы.

Если помощник руководителя изначально работал с генеральным директором, а потом получил других «топов», что называется, в нагрузку, то о приоритетах и говорить нечего: в первую очередь исполняются поручения генерального директора, а уже потом, по остаточному принципу, – его заместителей или директоров по направлениям. Просрочки и нехватка времени помощника на всех директоров здесь неизбежны, поэтому это не самый эффективный способ организации работы приемной.

Высший пилотаж – внести правила работы с документами каждого из директоров в регламенты организации, как вариант – в инструкцию по делопроизводству, например:

7. Прием, обработка, регистрация и рассмотрение поступающей корреспонденции

[…] 7.18. Зарегистрированные СДОУ документы передаются на рассмотрение генеральному директору Общества или директорам по направлениям деятельности Общества (далее – Руководству).

7.19. Передача документов на рассмотрение Руководству осуществляется ежедневно:

– генеральному директору – ежедневно, не позднее 16:00;

– заместителю генерального директора по правовым вопросам – ежедневно, не позднее 16:00;

– заместителю генерального директора по безопасности – ежедневно (внутренние документы – не позднее 10:00, входящие – не позднее 17:00);

– директору по реализации готовой продукции – ежедневно, в течение дня;

– финансовому директору – ежедневно, не позднее 17:00;

– главному бухгалтеру – ежедневно, не позднее 9:00;

– директору по производству – ежедневно, два раза: не позднее 12:00 и не позднее 17:00.

7.20. Документы, требующие немедленного рассмотрения, могут быть переданы Руководству немедленно после передачи в приемную.

Приведем блок-схему процесса передачи документов на рассмотрение руководителю. В условной организации, в которой происходит этот процесс, помимо помощника работает делопроизводитель. В отсутствие делопроизводителя его функции выполняет помощник.

 

[1]Подробнее см.: Юдакова М.А. Между молотом и наковальней, или Что делать, если у вас два начальника? // Секретарь-референт. 2011. № 9. С. 13–15.

Е.Н. Кожанова, специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

Источник: https://www.profiz.ru/sr/2_2016/dir_doc/

Ответы адвоката
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: